Versión 04/03/2021

Manual de Chóferes HTG

1.- Presentación de vehículo y chófer en lugares de carga (LC) / descarga (LD):

a) Vestimenta:

Los chóferes, sois nuestros representantes ante los clientes. Sois parte de la empresa y de nuestra imagen. Es muy importante que, cuando os vais a presentar en una empresa, tengáis la vestimenta correcta, respetando las normas de seguridad.

Aunque las condiciones meteorológicas sean buenas, haga calor, NO podemos presentarnos en una empresa en chanclas, bermudas y una camiseta de tiras. El chófer, como un buen profesional, ha de presentarse con la camiseta de HTG Express u otra de manga corta, limpia y en buen estado. Por supuesto, también ha de llevar pantalones y calzado adecuado.

b) Limpieza/Orden del vehículo

De la misma forma, el vehículo con el que vamos a cargar debe estar limpio, con todas las pertenencias del chófer recogidas. La zona de carga debe estar preparada para la carga.

No puede haber cosas personales que impidan la carga o que sea necesario recogerlas en LC, ni tener olores extraños. El vehículo debe presentarse en LC/LD ya preparado para carga / descarga.

Los clientes son muy exigentes cuando contratan un servicio Express y les molesta cuando se pierde tiempo ordenando o preparando el vehículo, en lugar de cargarlo directamente.

c) Comportamiento:

Uno de los elementos más importantes a la hora de la carga y descarga es el comportamiento del chófer. Es fundamental mantener la calma, hablar con respeto, facilitar todos los datos (referencia, contacto etc.) y llevar el CMR preparado (con los datos básicos).

NO se puede discutir con el personal en LC /LD. En cuanto haya cualquier discrepancia, problema hay que llamar de inmediato a HTG Express (o a su patrón) informando de toda la situación. HTG Express intentará mediar y solucionar cualquier incidente que pueda tener lugar. Es importante la máxima colaboración de los chóferes. Acordaos de que representáis a HTG Express ante el cliente y debemos dar una buena impresión.

d) Prohibición de fumar/alcohol:

El chófer NUNCA debe presentarse en LC /LD bajo la influencia de alcohol u otras substancias tóxica. Está totalmente prohibido y puede causar el fin de la colaboración con HTG Express. El chófer NO debe fumar en fábricas/tiendas/almacenes/donde carga- descarga si no hay lugares destinados a ello.

Toda la basura debe ser retirada a los contenedores preparados para ello, nunca dejarla en el terreno de la empresa, parking u otros lugares.

Los chóferes, todos los que trabajan para HTG Express, deben tener un comportamiento ejemplar en todos los sitios (parkings, carreteras, etc.). Es muy fácil de identificar nuestros vehículos y cualquiera puede llamarnos para comentar una mala actitud de un chófer (ya ha tenido lugar en el pasado).

En Francia hay incluso una iniciativa popular para prohibir a los chóferes de furgonetas el uso de carreteras nacionales y parkings de pueblos, debido a las “fiestas” con alcohol que se organizan los fines de semana. Entre todos debemos colaborar para cambiar esa imagen de nuestra profesión y dignificar nuestro trabajo y a nuestros profesionales.

2.- Equipamiento del vehículo:

a) Smartphone:

Así como en los puntos anteriores hemos hablado de la importancia del comportamiento, vestimenta y limpieza, de la misma manera queremos subrayar todo el equipamiento que debe tener el chófer al bordo del vehículo.

Para una buena colaboración con HTG Express, es necesario que el chófer tenga un teléfono Smartphone con Android que le permita el uso de la aplicación de HTG Express. Además de su uso para la app de HTG Express, un teléfono así permite mandar fotos, documentos y más información que puede facilitar el transporte.

b) Seguridad:

Por el requerimiento de seguridad, cada vehículo debe estar equipado con un extintor de mínimo 2 kg. NO se permite extintores de menor tamaño, ya que no son válidos para cargar en muchos sitios – especialmente en muchas fábricas de Alemania.

De la misma manera, el chófer ha de disponer de la ropa de seguridad completa – guantes, casco, gafas, pantalones y botas de seguridad. Hay que subrayar que tienen que ser botas y no zapatos. La diferencia es que las botas cubren hasta por encima de los tobillos y suelen llevar mayor protección. Se recomienda las botas de seguridad clase S3.

c) Sujeción:

Para el correcto transporte de mercancía hay que tener al menos 5 cinchas (si furgoneta) o más, dependiendo del tipo de vehículo, para asegurar que la mercancía viaje en buen estado. NO valen las cinchas viejas, usadas o desgastadas. En muchas ocasiones tuvimos problemas a la hora de cargar, ya que el cliente no quiso hacerlo porque el chófer no disponía de cinchas en buen estado.

También en el vehículo debe haber un nº de alfombrillas adecuado a la capacidad de cada vehículo (5 para furgoneta, 10 para carrozado, 16 para el minitir). Estas alfombrillas se usan en la carga, poniéndolas debajo de cada palet para aumentar su fricción y asegurar la carga.

d) Medida:

Por muy insignificante que parezca necesitamos que el vehículo este equipado con una cinta métrica. Esto nos puede ayudar en caso de cualquier problema o discrepancias con el cliente sobre las medidas de la mercancía o del mismo vehículo y solucionarlos. En caso de los vehículos más grandes, como Minitir, hace falta una cinta de al menos 5 metros de largo. En caso de los vehículos como furgoneta o carrozado basta con una de 3 metros.

e) Reposo:

La cama es uno de los elementos importantes, para que le chófer pueda descansar adecuadamente. Sin embargo debe estar instalada de forma que permita su plegado y no limite la zona de carga. El chófer debe presentarse a LC ya con la cama plegada para así librar la zona de carga y facilitar manipulación de la mercancía.

3.- Documentos a bordo:

a) Documentación del vehículo:

A bordo del vehículo el chófer debe tener todos los documentos como: permiso de circulación, seguro, ficha técnica, etc., ordenados y al alcance de la mano para poder presentarlos a cualquiera autoridad que lo solicite (incluidos los clientes).

b) Documentación del chófer:

También debe tener todos los documentos que justifiquen que cumple con las leyes de salario mínimo de cada país. Estos documentos deben estar ordenados y organizados para facilitar su vista a quien los solicite. Deben estar actualizados y vigentes en cada momento. La falta de estos documentos puede provocar la cancelación de la carga por parte del cliente.

En breve, pondremos a disposición de proveedores una nueva versión de la página web MyHTG, donde se podrá consultar la legislación vigente en los distintos países europeos (así como información corporativa de HTG Express, estado de pagos etc.).

c) CMRs:

Por supuesto el chófer debe tener CMR vacíos para documentar futuros transportes, así como tarjetas de crédito, de gasoil o efectivo suficiente para realizar el pago de cualquier imprevisto o gestión necesaria para el transporte.

4.- Conocimientos de:

a) Rutas:

El chófer debe tener unos conocimientos amplios de las rutas correctas a usar en cada transporte. Debe tener suficiente capacidad para verificar y elegir la ruta más optima que le permita llegar a tiempo. NUNCA se puede cruzar de Francia a España por Pirineos o usar las carreteras de III y IV clase.

NUNCA se debe cruzar por Suiza con el vehículo cargado si éste no es el país de carga o descarga de la mercancía. Si a la hora de recibir la orden de carga de HTG Express el tránsito indicado no se ve factible con la ruta que el chófer cree idónea, debe comunicarse inmediatamente con HTG Express para clarificar la situación.

b) Pistas:

El conocimiento de rutas implica también conocimientos de pistas, vías rápidas y de más carreteras cuyo uso puede permitir el cumplimiento de tiempo de transito. Son los chóferes quienes debido a su experiencia tienen que conocer que rutas son correctas y más adecuadas para cada transporte.

Esto también se refiere a uso de túneles o ferrys. Los chóferes tienen que saber cuándo deben o pueden usar el túnel, ferry u otra vía. Para ir a Inglaterra siempre se usa el Eurotunel excepto si el tiempo de transito permita uso de otros medios, y previa notificación a HTG Express.

c) Aduana:

En caso de que tengamos un transporte a cualquier país donde haya que hacer aduanas, es responsabilidad del chófer verificar que ha recibido todos los documentos necesarios para hacer todos los trámites. El chófer tiene que ser capaz de reconocer que ha recibido facturas, DAE, documentos T1/T2 e informar a HTG Express de inmediato si falta alguno de estos documentos.

También tiene que verificar si tiene (y sabe) las direcciones donde debe hacer los trámites aduaneros tanto de salida de un país, como de entrada.

De origen puede partir con tres posibilidades:

1. Con DAE (Documento de Acompañamiento de Exportación). Con este documento puede ir hasta la última frontera de salida de la UE. En esa frontera tendrá que ir a un Agente de Aduanas para que le tramite la documentación y emita un Tránsito (T1/T2). Con este documento puede ya entrar en el país hasta la 1ª aduana suiza en donde le cancelarán el documento y seguir hasta destino para entregar. O, si el destinatario tiene agente in situ, puede ir hasta destino directamente y allí cancelarán el
2. Con TRÁNSITO (T1/T2) directamente desde el origen. Con este documento puede ir hasta destino parando solamente en la frontera suiza para presentarlo y que la policía lo escanee o lo selle. Para ello pasa por un carril especial para tránsitos y no hace falta Agente de Aduanas allí. Dependiendo de las instrucciones que dé el cliente, el Tránsito se cancelará en destino o en la primera aduana de entrada en el país.
3. También cabe la posibilidad de que salga de origen sólo con una factura. En este caso la mercancía sale sin documentación aduanera e irá sólo hasta la última frontera, donde obligatoriamente deberemos dirigirnos, antes de cruzar, al agente aduanero designado quien entregará la documentación aduanera pertinente.

d) Fijación de carga:

Los chóferes deben de tener suficientes conocimientos para asegurar la mercancía antes de iniciar el transporte. Deben saber cuál es la mejor manera de ubicar, proteger lo cargado. También deben de saber cuál es la posición de la mercancía más segura para garantizar la estabilidad de su vehículo y los demás participante de tráfico.

e) Conducción segura:

La conducción de los chóferes que trabajan para HTG Express tiene que ser responsable para garantizar su seguridad y la de los demás usuarios de la carretera. El chófer tiene que cuidar sus descansos (¡también cuando conduzca un vehículo sin tacógrafo!) y avisar si tiene la necesidad de hacer una pausa. Debe avisar que no puede coger el siguiente porte si está cansado e indicar el tiempo que necesita para recuperarse. Por su puesto, durante la conducción, no se debe manipular ningún tipo de aparatos como GPS, teléfono u otros. Desde HTG Express queremos garantizar la seguridad de chóferes, y de la mercancía.

f) Cumplimentación CMR:

El CMR es el principal documento que se usa en el transporte. Es la herramienta básica y todos los chóferes deben saber cómo rellenar y usarlo.

Es muy importante introducir todos los datos necesarios, ya que la falta de un dato puede ser causa de una multa en cualquier país.

El documento debe contener los datos básicos como lugar de carga, descarga, mercancía, así como los datos del transportista y la matricula.

g) Uso de la App:

Una de nuestras principales herramientas es nuestra aplicación (App) y todos los proveedores deben usarla. Siempre que el proveedor reciba una orden de carga recibirá con ella el código de la App. Este código lo tiene que introducir el chófer que va efectuar el transporte.

La aplicación manda la posición del vehículo cada vez que HTG Express lo solicite. El chófer puede cambiar manualmente algunos estados de transporte como: en LC, en LD y descargado. Estamos trabajando para mejorar el funcionamiento de la aplicación, implantar nuevas funciones y hacer de ella nuestra herramienta principal e imprescindible.

5.- Comunicación con HTG Express:

a) Verificación datos:

Es obligación del proveedor y de su chófer la verificación de todos los datos. Deben verificar si el LC / LD es correcto, si todos los datos son coherentes y en caso de que tuvieran alguna duda o pregunta verificarlo con HTG Express.

Si el chófer / proveedor ve que el LC está demasiado lejos de donde se encuentra para llegar a la hora de carga (sin haberle avisado previamente), debe verificarlo con HTG Express.

Es importante que el chófer / proveedor no se fíe de herramientas como GPS o Google Maps. Nos ha pasado, en varias ocasiones, que demasiada confianza en este tipo de aparatos / programas ha provocado retrasos, pérdida de tiempo y el consecuente enfado de los clientes.

b) Verificación carga:

El chófer debe verificar siempre la mercancía antes de cargarla. Cualquier daño, desperfecto o falta debe constar como RESERVA en el CMR y ser comunicada a HTG Express. Esta información debe ser anotada aunque el personal de LC / LD indique que no hace falta. Por muy insignificante que puede parecer, cualquier información sobre el estado de mercancía, debe quedar registrado. También se ha de informar HTG Express si por alguna causa (tráfico, climatología o cualquier cosa) cambia el estado de mercancía durante el transporte. En caso de cualquier reclamación, la responsabilidad será del proveedor o del chófer, si no se han realizado las anotaciones correspondientes. El chófer puede hacer fotos de la mercancía una vez cargada y antes de descargar y guardarla al menos durante de una semana para así poder demostrar al cliente el estado de la mercancía durante del transporte.

c) Información sobre las llegadas a LC / LD / Aduanas etc:

Tal como HTG Express lo indica en sus compromisos de calidad, el proveedor DEBE avisar vía App u otros medios de su llegada a LC / LD o Aduanas.

d) Información inmediata sobre cualquier contratiempo durante del transporte:

También DEBE informar sobre cualquier contratiempo durante del transporte como avería, atasco u otro.

En caso de que las direcciones no sean claras y el chófer no pueda encontrar LC / LD, no debe perder más de 15-20 min. y avisar a HTG Express sobre las dificultades que tiene para encontrar cada lugar. HTG Express le ayudará contactando con el cliente y solicitando más detalles.

e) Envío foto CMR de la descarga:

Una vez terminada la descargada el chófer ha de mandar la foto de CMR a HTG Express. Esta foto debe ser de calidad suficiente y centrada para poder realizar su lectura.

Procedimientos a cumplir durante un transporte con HTG EXPRESS:

	Verificado
Antes de cargar:
Verificar los datos de la orden de carga (referencias, direcciones, etc.) y fijar la ruta del porte
Activar la App HTG Express
Preparar el vehículo para la carga (limpiar y recoger la zona de carga, subir la altura de vehículo a la altura de la mercancía si fuera necesario, etc.)
En LD:
Mantener un comportamiento correcto, ayudar con todo lo posible al cliente / cargador
Usar ropa adecuada y EPIs
Verificar la mercancía cargada (según la orden, sin daños) – informar HTG Express en caso de diferencias – apuntar en el CMR posibles reservas
Asegurar correctamente la carga
Rellenar todos los campos de CMR
Una vez terminada la carga, avisar HTG Express
Durante del transporte:
Informar de inmediato sobre cualquier imprevisto (accidente, tráfico etc.)
Avisar a HTG Express en caso de cualquier problema con la mercancía
Mantener una conducción prudente y responsable
En lugar de descarga:
Informar a HTG EXPRESS y al cliente / destinatario sobre llegada.
Usar ropa adecuada y EPIs
Anotar cualquier desperfecto / daño en la mercancía como reserva en el CMR
Informar a HTG EXPRESS cuando termine descarga.
Enviar la foto del CMR a HTG EXPRESS