Version 04/03/2021

Même si les conditions météorologiques sont bonnes et qu’il fait chaud, nous ne pouvons pas nous présenter à une entreprise en tongs, en short et en débardeur. Le chauffeur, en bon professionnel, doit porter le T-shirt HTG Express ou un autre T-shirt à manches courtes, propre et en bon état. Bien entendu, il doit également porter un pantalon et des chaussures adaptées.

b)  Propreté/ordre du véhicule :

De même, le véhicule avec lequel nous allons charger doit être propre, avec toutes les affaires du conducteur rassemblées. La zone de chargement doit être préparée pour le chargement.

Il ne doit pas y avoir d’effets personnels qui pourraient gêner le chargement ou devant être retirés au LC, ni d’odeurs fortes. Le véhicule doit être présenté en LC/LD déjà préparé pour le chargement / déchargement.

Les clients sont très exigeants lorsqu’ils font appel à un service express et sont contrariés lorsque le temps est consacré au rangement ou à la préparation du véhicule, plutôt qu’à son chargement direct.

c) Comportement :

L’un des éléments les plus importants lors du chargement et du déchargement est le comportement du conducteur. Il est essentiel de rester calme, de parler respectueusement, de fournir toutes les informations (référence, contact, etc.) et d’avoir sur soi la CMR préparée (avec les informations de base).

NE PAS se disputer avec le personnel en LC /LD. Dès qu’il y a une anomalie, vous devez immédiatement appeler HTG Express (ou votre employeur) pour l’informer de la situation. HTG Express s’efforcera de jouer un rôle de médiateur et de résoudre tout incident qui pourrait survenir. Il est important que les conducteurs coopèrent autant que possible. N’oubliez pas que vous représentez HTG Express auprès du client et que vous devez faire bonne impression.

d) Interdiction de fumer / Alcool :

Le conducteur ne doit JAMAIS se présenter au LC /LD sous l’influence de l’alcool ou d’autres substances intoxicantes. C’est strictement interdit et peut entraîner la fin de la collaboration avec HTG Express. Le conducteur ne doit PAS fumer dans les usines, les magasins, les entrepôts, les lieux de chargement et de déchargement s’il n’y a pas de lieux désignés.

Tous les déchets doivent être déposés dans les conteneurs prévus à cet effet, ne jamais les laisser sur le terrain de l’entreprise, sur le parking ou dans d’autres endroits.

Les chauffeurs, tous ceux qui travaillent pour HTG Express, doivent avoir un comportement exemplaire en tous lieux (parkings, routes, etc.). Il est très facile d’identifier nos véhicules et n’importe qui peut nous appeler pour signaler la mauvaise attitude d’un conducteur (cela s’est déjà produit par le passé).

En France, il existe même une initiative populaire visant à interdire aux conducteurs de camionnettes l’utilisation des routes nationales et des parkings de village en raison des « fêtes » alcoolisées organisées le week-end. Nous devons tous travailler ensemble pour changer cette image de notre profession et pour rendre sa dignité à notre travail et à nos professionnels.

2.- Equipement des véhicules :

a) Smartphone :

Tout comme dans les points précédents nous avons parlé de l’importance du comportement, de l’habillement et de la propreté, nous souhaitons également insister sur l’équipement que le chauffeur doit avoir à bord du véhicule.

Pour une bonne collaboration avec HTG Express, il est nécessaire que le chauffeur dispose d’un smartphone sous Android lui permettant d’utiliser l’application HTG Express. En plus de son utilisation pour l’application HTG Express, un tel téléphone permet d’envoyer des photos, des documents et d’autres informations susceptibles de faciliter le transport.

c) Fixation :

Pour un transport correct des marchandises, vous devez disposer d’au moins 5 sangles (si fourgon) ou plus, selon le type de véhicule, afin que les marchandises voyagent en bon état. Les sangles anciennes, utilisées ou usées ne sont PAS valables. À plusieurs reprises, nous avons eu des problèmes lors du chargement, le client ne voulant pas le faire car le chauffeur n’avait pas les sangles en bon état.

Il doit également y avoir dans le véhicule un nombre de tapis adapté à la capacité de chaque véhicule (5 pour les camionnettes, 10 pour les bâchés 20m3, 16 pour les porteurs 7.5t). Ces tapis sont utilisés lors du chargement, en les plaçant sous chaque palette pour augmenter leur friction et sécuriser la charge.

d) Mesure :

Aussi insignifiant que cela puisse paraître, le véhicule doit être équipé d’un mètre ruban. Cela peut nous aider en cas de problèmes ou de divergences avec le client concernant les mesures de la marchandise ou du véhicule lui-même et à les résoudre. Dans le cas de véhicules plus grands, comme un porteur 7.5t, un mètre ruban d’au moins 5 mètres de long est nécessaire. Dans le cas de véhicules tels que les fourgons ou les bâchés 20 m3, un ruban de 3 mètres est suffisant.

e) Literie :

Le lit est l’un des éléments importants, afin que le conducteur puisse se reposer correctement. Toutefois, il doit être installé de manière à pouvoir être replié et à ne pas restreindre la zone de chargement. Le conducteur doit se présenter au LC avec le lit déjà plié afin de libérer la zone de chargement et de faciliter la manutention des marchandises.

3.- Documents à bord :

a) Documentation du véhicule :

À bord du véhicule, le conducteur doit avoir tous les documents tels que : certificat d’immatriculation, assurance, fiche technique, etc., en ordre et à portée de main pour pouvoir les présenter à toute autorité qui les demande (y compris les clients).

b) Documentation du conducteur :

Vous devez également disposer de tous les documents qui justifient que vous respectez les lois sur le salaire minimum de chaque pays. Ces documents doivent être bien rangés et organisés pour pouvoir être consultés facilement sur demande. Ils doivent être actualisés et à jour à tout moment. Le fait de ne pas fournir ces documents peut entraîner l’annulation du chargement par le client.

Une nouvelle version du site MyHTG sera bientôt disponible pour les fournisseurs, où vous pourrez consulter la législation en vigueur dans les différents pays européens (ainsi que les informations sur l’entreprise HTG Express, l’état des paiements, etc.).

c) CMR :

Bien entendu, le conducteur doit disposer de CMR vierges pour documenter les futurs transports, ainsi que de cartes de crédit, de cartes de carburant ou d’une quantité suffisante d’argent liquide pour effectuer le paiement de tout événement imprévu ou des dispositions nécessaires au transport.

4.- Connaissances :

a) Itinéraires :

Le conducteur doit avoir une connaissance approfondie des itinéraires à emprunter pour chaque transport. Il doit avoir une capacité suffisante pour vérifier et choisir l’itinéraire optimal qui lui permettra d’arriver à l’heure. Il ne doit JAMAIS passer de la France vers l’Espagne par les Pyrénées ou utiliser les routes de classe III et IV.

Ne JAMAIS traverser la Suisse avec le véhicule chargé si ce n’est pas le pays de chargement ou de déchargement des marchandises. Si, au moment de la réception de l’ordre de chargement de HTG Express, le transit indiqué n’est pas réalisable avec l’itinéraire que le conducteur pense être approprié, il doit immédiatement contacter HTG Express pour clarifier la situation.

b) Autoroutes:

La connaissance de l’itinéraire implique également la connaissance des autoroutes, des voies rapides et autres routes, dont l’utilisation peut permettre de respecter le temps de transit. Ce sont les chauffeurs qui, grâce à leur expérience, doivent savoir quels sont les itinéraires corrects et les plus adaptés à tel ou tel transport.

Cela s’applique également à l’utilisation de tunnels ou de ferries. Les conducteurs doivent savoir quand ils doivent ou peuvent utiliser un tunnel, un ferry ou un autre itinéraire. Pour aller en Angleterre, il faut toujours utiliser l’Eurotunnel, sauf si le temps de transit permet d’utiliser d’autres moyens, et en informant au préalable HTG Express.

c) Douanes :

En cas de transport vers un pays où un dédouanement est nécessaire, il incombe au chauffeur de vérifier qu’il a reçu tous les documents nécessaires pour effectuer toutes les formalités requises. Le chauffeur doit être capable de reconnaître qu’il a reçu des factures, des DAE, des documents T1/T2 et d’informer immédiatement HTG Express si l’un de ces documents manque.

Il doit également vérifier s’il dispose (et connaît) des adresses où il doit accomplir les formalités douanières à la sortie comme à l’entrée du pays.

A l’origine, vous pouvez partir avec trois possibilités :

1. Avec DAE (Document d’Accompagnement à l’Exportation). Avec ce document, vous pouvez vous rendre à la dernière frontière de sortie de l’UE. À cette frontière, vous devrez vous rendre chez un agent des douanes qui traitera les documents et délivrera un Transit (T1/T2). Avec ce document, vous pouvez ensuite entrer dans le pays jusqu’au 1er bureau de douane où le document sera validé et continuer jusqu’à votre destination pour la livraison. Ou, si le destinataire a un agent sur place, il peut se rendre directement à la destination et le document sera validé sur place.
2. Avec TRANSIT (T1/T2) directement depuis l’origine. Avec ce document, vous pouvez vous rendre à votre destination, en vous arrêtant uniquement à la frontière pour le présenter et le faire scanner ou tamponner par la police. Pour ce faire, il faut passer par une voie de circulation spéciale et il n’est pas nécessaire de voir un agent des douanes. En fonction des instructions données par le client, le Transit sera validé à destination ou au premier bureau de douane d’entrée dans le pays.
3. Il est également possible que les marchandises quittent le pays d’origine avec une simple facture. Dans ce cas, les marchandises partent sans documents douaniers et n’iront que jusqu’à la dernière frontière, où, avant de la franchir, nous devrons nous rendre chez l’agent en douane désigné, qui nous remettra les documents douaniers correspondants.

d) L’arrimage de la cargaison :

Les chauffeurs doivent avoir des connaissances suffisantes pour sécuriser les marchandises avant de commencer le transport. Ils doivent connaître la meilleure façon de positionner et de protéger la cargaison. Ils doivent également connaître la position la plus sûre des marchandises pour assurer la stabilité du véhicule et des autres participants à la circulation.

e) Conduite sûre :

Les chauffeurs travaillant pour HTG Express doivent conduire de manière responsable afin de garantir leur sécurité et celle des autres usagers de la route. Le conducteur doit faire des pauses (même lorsqu’il conduit un véhicule sans tachygraphe !) et informer s’il a besoin de faire une pause. Il doit prévenir qu’il ne pourra pas prendre le prochain chargement s’il est fatigué et indiquer le temps dont il a besoin pour récupérer. Bien entendu, en conduisant, vous ne devez manipuler aucun type d’appareil tel que GPS, téléphone ou autres. HTG Express entend garantir la sécurité des conducteurs et des marchandises.

f) Remplir la CMR :

La CMR est le principal document utilisé dans les transports. C’est l’outil de base et tous les conducteurs doivent savoir comment le remplir et l’utiliser.

Il est très important de remplir toutes les informations nécessaires, car les données manquantes peuvent entraîner une amende dans n’importe quel pays.

Le document doit contenir les informations de base telles que le lieu de chargement, le lieu de déchargement, les marchandises, ainsi que l’adresse de l’entreprise, ainsi que les coordonnées du transporteur et le numéro de plaque d’immatriculation.

g) Utilisation de l’application mobile :

L’un de nos principaux outils est notre application mobile (App) et tous les fournisseurs doivent l’utiliser. Chaque fois que le fournisseur reçoit un ordre de chargement, il reçoit le code App avec celui-ci. Ce code doit être saisi par le conducteur qui va effectuer le transport.

L’application envoie la position du véhicule chaque fois que HTG Express le demande. Le conducteur peut modifier manuellement certains statuts de transport tels que : en LC, en LD et déchargé. Nous travaillons à améliorer le fonctionnement de l’application, à mettre en place de nouvelles fonctions et à en faire notre outil principal et essentiel.

5.- Communication avec HTG Express :

a) Vérification des informations :

Il est de l’obligation du fournisseur et de son chauffeur de vérifier toutes les informations. Ils doivent vérifier si le LC/LD est correct, si tous les renseignements sont cohérents et, en cas de doute ou de question, consulter HTG Express.

Si le chauffeur/fournisseur constate que le LC est trop éloigné de l’endroit où il se trouve pour pouvoir arriver à l’heure au lieu de chargement communiqué (s’il n’a pas été prévenu à l’avance), il doit vérifier auprès de HTG Express.

Il est important que le conducteur/fournisseur ne se fie pas uniquement à des outils tels que le GPS ou Google Maps. Il nous est arrivé, à plusieurs reprises, de constater qu’une trop grande dépendance à l’égard de ces types de dispositifs/programmes a entraîné des retards, des pertes de temps et la colère des clients.

b) Vérification du chargement :

Le conducteur doit toujours vérifier les marchandises avant de les charger. Tout dommage, défaut ou défaillance doit être notifié comme une RÉSERVE dans la CMR et signalé à HTG Express. Ces informations doivent être notées même si le personnel du LC/LD indique qu’elles ne sont pas nécessaires. Aussi insignifiante qu’elle puisse paraître, toute information sur le statut des marchandises doit être enregistrée. HTG Express doit également être informé si, pour une raison quelconque (circulation, météo ou autre), l’état des marchandises change pendant le transport. En cas de réclamation, le fournisseur ou le conducteur sera tenu responsable si les annotations correspondantes n’ont pas été portées. Le conducteur peut prendre des photos des marchandises après le chargement et avant le déchargement et les conserver pendant au moins une semaine afin de pouvoir prouver au client l’état des marchandises pendant le transport.

c) Information ou tout autre moyen de l’arrivée au LC / LD ou à la douane :

Comme HTG Express l’indique dans ses engagements de qualité, le fournisseur DOIT informer via App ou tout autre moyen de l’arrivée au LC / LD ou à la douane.

d) Information de tout incident survenu pendant le transport :

Il DOIT également informer de tout incident survenu pendant le transport, comme une panne, un embouteillage ou autre.

Si les indications ne sont pas claires et que le chauffeur ne trouve pas LC / LD, il ne doit pas perdre plus de 15-20 minutes et informer HTG Express des difficultés qu’il rencontre pour trouver chaque endroit. HTG Express l’aidera en contactant le client et en lui demandant plus de détails.

e) Envoie la photo de la CMR :

Une fois le déchargement terminé, le chauffeur doit envoyer la photo de la CMR à HTG Express. Cette photo doit être d’une qualité suffisante et cadrée pour être lisible.

Procédures à suivre pendant le transport avec HTG EXPRESS

	Vérifié
Avant le chargement :
Vérifier les informations de l’ordre de chargement (références, adresses, etc.) et fixer l’itinéraire du transport.
Activer l’Application mobile HTG EXPRESS.
Préparer le véhicule pour le chargement (nettoyer et dégager la zone de chargement, élever la hauteur du véhicule à la hauteur de la marchandise si nécessaire, etc.).
En LD:
Avoir un comportement correct, aider le client / chargeur autant que possible.
Porter des vêtements et des EPI appropriés.
Contrôler les marchandises chargées (suivant l’ordre, sans dommages) – informer HTG EXPRESS en cas de divergences – noter les éventuelles réserves dans la CMR.
Arrimer correctement la marchandise.
Remplir tous les champs de la CMR.
Une fois le chargement terminé, informer HTG EXPRESS.
Durant le transport :
Signaler immédiatement tout événement imprévu (accident, circulation, etc.).
Informer HTG EXPRESS en cas de problème avec la marchandise.
Conduire prudemment et de manière responsable.
Sur le lieu de déchargement :
Informer HTG EXPRESS et le client / destinataire de son arrivée.
Porter des vêtements et des EPI appropriés.
Noter les éventuels dégâts/dommages subis par les marchandises sous forme de réserve dans la CMR.
Informer HTG EXPRESS lorsque le déchargement est terminé.
Envoyer la photo de la CMR à HTG EXPRESS.