Versiunea 04/03/2021

HTG Manual Pentru Șoferi

1.- Modul de prezentare al autovehiculului și șoferilor la locurile de încărcare (LC)/ descărcare (LD):

a) Vestimentație:

Voi, conducătorii auto sunteți reprezentanții noștri în fața clienților. Faceți parte din echipa companiei noastre și mai ales, imaginii noastre. Este foarte important, când vă prezentați într-o altă firmă , să aveți vestimentația corespunzătoare, respectând normele de protecție.

Chiar dacă condițiile meteorologice sunt unele favorabile sau dacă este foarte cald, NU ne putem prezenta într-o firmă/ fabrică în papuci, pantaloni scurți sau maieu. Șoferul, ca profesionist trebuie să poarte tricoul cu logo-ul HTG Express sau alt tricou decent, într-o stare bună. Desigur, trebuie să se prezinte cu pantaloni și încălțăminte adecvată.

b) Curățenie/ ordine în vehicul

În aceeași măsură, autovehiculul cu care mergem la încărcare trebuie să fie curat, iar bunurile dumneavoastră nu trebuie depozitate la vedere. Zona de încărcare trebuie să fie pregătită în prealabil. Nu trebuie să existe lucruri personale care să împiedice buna desfășurare a procesului de încărcare. Vehiculul trebuie să se prezinte pregătit pentru încărcare/ descărcare.

Clienții sunt foarte exigenți atunci când optează pentru serviciile noastre Express noastre și își exprimă nemulțumirea atunci când se pierde timp cu pregătirea vehiculului, ceea ce întârzie încărcarea directă. De asemenea, se arată deranjați și atunci când vehiculul pe care îl punem la dispoziție nu este curat sau miroase neplăcut.

c) Comportament:

Unul dintre elementele cele mai importante când vine vorba de încărcare sau descărcare este comportamentul conducătorului auto. Este fundamental să își păstreze cumpătul, să vorbească educat, să furnizeze toate datele necesare (referință, contact etc.) și să aibă CMR-ul completat cu informațiile de bază.

Trebuie EVITAT orice tip de conflict verbal sau de oricare altă natură cu personalul din fabrici, depozite, magazine etc. În cazul în care există vreo neînțelegere, puncte de vedere distincte, discrepanțe față de ordinul de încărcare primit, trebuie să sunați imediat la HTG Express sau la responsabilul de trafic și să informați cu privire la această situație. Firma noastră va încerca să medieze și să soluționeze orice incident ce ar putea avea loc. Este importantă colaborarea voastră și trebuie să lăsăm o impresie pozitivă oriunde ne prezentăm.

d) Interzicerea fumatului/ consumului de băuturi alcoolice:

Șoferii nu trebuie să se prezinte NICIODATĂ sub influența băuturilor alcoolice sau oricărei alte substanțe stupefiante la punctele de încărcare/descărcare. Este absolut interzis acest lucru și poate conduce la finalul colaborării cu HTG Express. Conducătorului auto NU îi este permis să fumeze în fabrici, magazine sau depozite unde încarcă/ descărcă, decât dacă există locuri special amenajate.

Resturile trebuie aruncate doar la coșurile de gunoi, nu pe jos , în parcare sau alte locuri din proximitate.

Șoferii care lucrează pentru HTG Express trebuie să aibă un comportament exemplar oriunde (chiar și în parcare sau pe autostradă). Vehiculele noastre sunt foarte ușor de identificat și oricine ne poate suna pentru a-și exprima nemulțumirea față de atitudinea nepotrivită a vreunui șofer din echipa noastră. (situație cu precedent în istoria firmei noastre).

În Franța, există inclusiv o inițiativă populară pentru a interzice șoferilor de dube folosirea drumurilor naționale și a parcărilor locale, din cauza petrecerilor cu alcool care se organizează în weekend-uri. Cu toții trebuie să colaborăm pentru a schimba această imagine a profesiei dumneavoastră.

2.- Echipamentul necesar:

a) Smartphone:

Așa cum mai sus am enunțat importanța comportamentului, vestimentației și curățeniei, în același mod dorim să menționăm care este echipamentul pe care trebuie să îl dețină șoferul.

Pentru o bună colaborare cu firma noastră este necesar ca șoferul să dețină un Smartphone cu sistem de operare Android, care să îi permită utilizarea aplicației proprii HTG Express. În plus, un astfel de telefon este util și în cazul trimiterii de fotografii/ documente și multe alte informații necesare în transport.

b) Protecție:

În ce privește normele de protecția muncii, autovehiculul trebuie să fie echipat cu un extinctor de minim 2 kg. Nu se permit cele de dimensiuni mai mici, deoarece nu sunt acceptate în multe locuri, în special în fabricile din Germania.

Tot așa, șoferul trebuie să dispună de echipament de protecție complet: mănuși, cască, ochelari și bocanci de protecție. Trebuie să subliniem faptul că trebuie să fie bocanci, nu pantofi. Diferența constă în faptul că bocancii acoperă glezna și oferă o protecție mai mare, fiind recomandați de asemenea de clasa S3.

c) Asigurarea mărfii

Pentru o bună desfășurare a transportului de mărfuri e nevoie de cel puțin 5 chingi, sau mai multe, depinzând de fiecare tip de vehicul, pentru a ne asigura că marfa este bine ancorată. NU trebuie utilizate chingile foarte vechi sau uzate. În numeroase ocazii am avut probleme la încărcare deoarece clientul nu era de acord să încarce un autovehicul care nu dispunea de chingi în stare bună.

De asemenea, autovehiculul trebuie să fie echipat cu un număr de preșuri antiderapante corespunzător capacității sale (5 pentru dubă, 10 pentru carosată, 16 pentru minitir). Aceste preșuri se folosesc la încărcare, punându-se sub fiecare palet pentru a reduce riscul de deplasare a acestuia.

d) Măsurare:

Oricât de nesemnificativ ar părea , avem nevoie ca autovehiculul să fie echipat cu o ruletă de măsurat. Acest lucru ne ajută în cazul oricărei probleme sau neconcordanțe cu clientul în privința dimensiunilor mărfii sau chiar ale vehiculului. În cazul unei camionete este necesară o ruletă de cel puțin 5 metri lungime. În cazul dubelor este suficientă una de 3 metri.

e) Odihnă:

Patul este unul dintre elementele importante, care oferă conducătorului auto posibilitatea de a se odihni. Totuși, trebuie să fie unul rabatabil, astfel încât să nu limiteze zona de încărcare. Înainte de a se prezenta la încărcare patul trebuie să fie pliat pentru a elibera spațiul destinat mărfii și a facilita manipularea sa.

3.- Documente la bordul mașinii:

a) Documentele autovehiculului:

La bordul autovehiculului șoferul auto trebuie să dețină toate documentele precum: permis de condus, asigurare auto, talonul de inspecție tehnică, în ordine și la îndemână pentru eventualitatea în care cineva solicită prezentarea lor (inclusiv clienților).

b) Documentele șoferului:

De asemenea trebuie să dețină toate documentele care să dovedească respectarea reglementației cu privirea la salarizarea minimă din fiecare țară. Aceste documente trebuie să fie organizate și puse în ordine pentru a reduce timpul de așteptare pentru cei care solicită aceste documente. Trebuie să fie valabile în orice moment. În absența acestor documente se poate anula un transport de către clientul nostru.

În curând vom pune la dispoziția furnizorilor o nouă versiune a paginii noastre MyHTG, unde se va putea consulta legislația în vigoare în diferite țări europene (dar și informații cu privire la stadiul plăților).

c) CMR-uri:

Desigur, conducătorul auto trebuie să aibă în posesie CMR necompletate pentru transporturile pe care urmează să le efectueze, dar și cardul de credit, de carburant și numerar suficient pentru a realiza plăți neprevăzute sau orice operațiune indispensabilă în procesul de transport.

4.- Cunostințe despre:

a) Rute:

Șoferul trebuie să aibă cunoștințe vaste cu privire la rutele pe care trebuie să le urmeze de fiecare dată când realizează un transport. Trebuie să fie capabil să aleagă ruta optimă care să îi permită să ajungă la timp. Nu este permisă NICIODATĂ traversarea din Franța spre Spania prin zona Pirinei sau utilizarea autostrazilor clasa III sau IV.

NICIODATĂ nu se poate tranzita Elveția cu vehiculul încărcat dacă nu este țara de origine sau de destinație a mărfii. Dacă atunci când primiți ordinul de încărcare de la HTG Express, timpul de tranzit nu pare realizabil cu ruta pe care șoferul o consideră ideală, trebuie să se comunice imediat HTG Express-ului pentru a se lămuri această situație.

b) Autostrăzile cu plată:

Cunoașterea rutelor implică de asemenea și cunoașterea autostrăzilor cu plată, rutele cele mai rapide care permit îndeplinirea timpului de tranzit solicitat. Sunt șoferii aceia care, ca o consecință a anilor de experiență, cunosc cel mai bine care sunt rutele corecte/ adecvate pentru fiecare transport.

Acest aspect se referă și la tunel și ferry boat. Conducătorii auto au obligația de a ști când pot sau când trebuie să treacă printr-un tunel sau să traverseze cu ferryboat-ul. În cazul unei livrări în Regatul Unit, traversarea din Franța se va face prin Eurotunnel, cu excepția cazurilor în care timpul de tranzit poate permite traversarea cu ferry boat-ul.

c) Vama:

În cazul în care trebuie să realizăm o livrare într-o țară în care trebuie să facem vamă, ține de responsabilitatea șoferului să verifice dacă a primit toate documentele necesare pentru a realiza toate procedurile vamale. Trebuie să fie capabil să recunoască și să distingă facturile, DVE, documentele T1/T2 și să informeze firma HTG Express imediat, când lipsește vreunul dintre aceste documente.

De asemenea, are obligația să verifice dacă are la dispoziție adresele unde trebuie realizate procedurile vamale, atât de intrare, cât și de ieșire dintr-o țară.

Din țara de ORIGINE există 3 documente posibile cu care poate ieși:

1. DVE (Declarația Vamală Export): Cu acest document se poate merge până la ultima graniță din Odată ajuns la această graniță trebuie să apeleze la un agent de vamă care să îndeplinească formalitățile de vămuire a mărfurilor și să emită documentul de tranzit T1/ T2. Cu acest document poate deja intra în țară pănă la prima vamă din Elveția, unde îi vor anula documentul, dar va putea continua până la destinație pentru a livra marfa. Dacă destinatarul are un agent in situ, poate merge direct spre destinație și acolo îi vor anula documentul.
2. Cu foaia de TRANZIT (T1/T2): Direct din țara de origine spre destinație. Cu acest document trebuie doar să treacă pe la granița Elveției și să prezintele actele, pe care ulterior polițiștii le vor scana și ștampila. Vehiculul trebuie să treacă prin zona indicată celor care au acest document și nu e nevoie să fie prezent un agent de vamă. În funcție de instrucțiunile pe care le dă clientul, documentul de tranzit se va anula la destinație sau în prima vamă după intrarea în Elveția.
3. Există de asemenea posibilitatea să iasă din țara de origine doar cu o factură. În această situație marfa iese fără documente de vamă și poate merge doar până la ultima graniță, unde în mod obligatoriu trebuie să se adreseze, înainte de a traversa, agentului de vamă desemnat care va da actele de vamă corespunzătoare.

d) Ancorarea mărfii:

Conducătorii auto trebuie să cunoască foarte bine modalitățile de ancorare și asigurare a mărfii. Trebuie să știe care este cel mai bun mod de așezare și de protejare a mărfii pe care o încarcă. În aceeași măsură, e nevoie să știe care este poziționarea cea mai sigură a mărfii pentru a garanta siguranța vehiculului și participanților la trafic.

e) Responsabilitate și siguranță în trafic;

Modul de condus al șoferilor care lucrează cu HTG Express trebuie să fie unul responsabil pentru a garanta siguranța sa și a participanților din trafic. Ei trebuie să își gestioneze timpul de odihnă (chiar și în cazul unui autovehicul fără tacograf!) și să anunțe în cazul în care simt nevoia să facă pauză. Trebuie să anunțe că nu pot să realizeze următorul transport dacă se simt obosiți și să ne informeze de cât timp au nevoie pentru a se odihni. HTG Express vrea să asigure siguranța șoferilor, dar și a mărfii pe care o transportă.

f) Completarea și utilizarea corectă a CMR-ului;

CMR-ul este principalul document care se utilizează în activitatea de transport. Este instrumentul de bază și toți transportatorii trebuie să știe cum se completează corect acesta și cum se folosește.

Este foarte important să se introducă toate datele necesare deoarece lipsa oricărei date importante poate fi cauza unei amenzi. Documentul trebuie să conțină datele de bază, precum:

locul de încărcare/ descărcare, marfă, datele transportatorului și numărul de înmatriculare.

g) Utilizarea aplicației AppHTG.

Unul dintre cele mai importante instrumente de lucru ale firmei noastre este aplicația AppHTG, care în ciuda faptului că încă se află în fază de dezvoltare, toți conducătorii auto trebuie să o folosească.

De fiecare dată când un furnizor primește ordinul de încărcare, va primi totodată și un cod pentru aplicația noastră. Șoferul care va efectua transportul trebuie să introducă acest cod pentru a o putea activa. Aplicația trimite poziția vehiculului de fiecare dată când HTG Express o solicită. Șoferul poate schimba în mod manual anumite situații în care se află vehicul: la Locul Încărcării, la Locul Descărcării, Descărcat. Suntem încă în proces de îmbunătățire al modului de funcționare a acestei aplicații, încercând să introducem noi funcții și să o transformăm în instrumentul nostru principal și indispensabil.

5.- Comunicarea cu HTG Express:

a) Verificarea datelor încărcării:

Este obligația furnizorului și conducătorului auto să verifice toate datele. Trebuie să verifice dacă locul încărcării/ descărcării unde se află acesta este cel corect, dacă toate informațiile sunt corecte, iar în situația în care au vreo îndoială cu privire la acestea să consulte operatorii HTG Express.

Dacă șoferul/ furnizorul observă că locul de încărcare îi apare mult prea departe de punctul unde se află (fără să fi fost anunțat înaintel), , este necesar să consulte și să confirme acest aspect cu HTG Express.

Este important ca șoferul/ furnizorul să nu se bazeze 100% pe GPS sau Google Maps. S-a întâmplat, în multe ocazii, ca acestă încredere deplină în aceste dispozitive/ programe să cauzeze întârzieri importante, pierderi de timp și nemulțumiri din partea clienților.

b) Verificarea mărfii:

Șoferul trebuie să verifice marfa înainte să încarce. Orice imperfecțiune, lipsă sau neconcordanță față de ordinul de încărcare trebuie să se reflecte în CMR și să ni se comunice imediat. Aceste aspecte trebuie notate în CMR chiar dacă personalul de la locul încărcării/ descărcării indică că nu este nevoie.

Chiar dacă pare lipsit de importanță, trebuie să rămână înregistrată/scrisă această informație. Totodată trebuie să ne anunțați în cazul în care din anumite cauze (trafic, condiții meteorologice nefavorabile etc) se modifică starea mărfii în timpul transportului. În cazul oricărei reclamații, responsabilitatea va fi a furnizorului sau a șoferului dacă nu s-au efectuat notațiile corespunzătoare. Șoferul poate face poze mărfii odată încărcată și înainte de a descărca și să le păstreze în memoria telefonului cel puțin o săptămână pentru a putea demonstra clientului starea mărfii în timpul transportului.

c) Informarea operatorilor:

Așa cum HTG Express menționează în Compromisul de calitate, furnizorul trebuie să anunțe prin intermediul aplicației sau alte canale de comunicare (e-mail, apel telefonic, SMS) sosirea la punctul de încărcare/ descărcare sau vamă.

d) Informarea imediată în caz de întârziere:

De asemenea, este obligatoriu informarea cu privire la orice întârziere în timpul transportului precum avarii, ambuteiaj, condiții meteo nefavorabile etc.

În cazul în care adresele nu sunt destul de clare și șoferul nu poate găsi locul de încărcare/ descărcare, nu trebuie să treacă mai mult de 15-20 de minute înainte de a anunța HTG Express-ul cu privire la dificultățile pe care le întâmpină. HTG Express va face tot posibilul să găsească o soluție penru a-l ajuta, contactând clientul și solicitând mai multe detalii.

e) Trimiterea pozei cu CMR după descărcare:

Odată terminată descărcarea șoferul trebuie să trimită o poză cu CMR-ul pe adresa noastră de email. Această fotografie trebuie să fie de o calitate suficientă de bună pentru a se putea distinge detaliile.

Proceduri care trebuie îndeplinite în timpul unui transport cu HTG EXPRESS.

	Verificat
Înainte de încărcare:
Verificarea datelor încărcării (referență,adrese etc) și stabilirea rutei
Activarea aplicației HTG Express
Pregătirea vehiculului pentru încărcare (curățarea zonei de încărcare, adaptarea înălțimii acestuia în cazul în care se observă că este necesar etc)
La locul încărcării:
Adoptarea unui comportament adecvat, ajutarea clientului cu tot ce e posibil
Utilizarea unei vestimentații adecvate și echipamentului de protecție
Verificarea mărfii încărcate (să fie conform ordinului de încărcare și în stare perfectă) – informarea HTG Express în caz de discrepanță – notarea acestui lucru în CMR
Ancorarea corespunzătoare a mărfii
Completarea CMR-ului
Odată terminată încărcarea, anunțați HTG Express
În timpul transportului:
Informarea imediată a oricărei probleme/ întârzieri (accident,ambuteiaj etc.)
Anunțarea HTG Express în cazul oricărei probleme cu marfa
Condus prudent și responsabil
La locul descărcării:
Informarea HTG Express și a clientului/ destinatarului cu privire la ora de sosire
Utilizarea unei vestimentații adecvate și echipamentului de protecție
Notarea oricărei imperfecțiuni/pagube ale mărfii în CMR
Informarea HTG Express când se termină descărcarea
Trimiterea fotografiei CMR-ului la HTG Express